Obvezni e-računi od 2028: kaj mora narediti vaše podjetje

Od 1. januarja 2028 bodo slovenska podjetja in samostojni podjetniki med seboj lahko izmenjevali samo še e-račune. Tako določa Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED), ki je bil objavljen v Uradnem listu RS, št. 85/2025.

Za večino podjetij to ne pomeni le novega formata računa. Spremeni se pot, po kateri računi prihajajo, in s tem tudi delo z njimi v vaši pisarni.

Na kratko

• Od kdaj: od 1. januarja 2028.
• Kdo: vsi poslovni subjekti, vpisani v Poslovni register Slovenije, vključno s samostojnimi podjetniki.
• Za katere račune: za medsebojne dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji.
• Izjeme: računi za potrošnike in tuja podjetja so lahko še naprej papirni ali v PDF.
• Kaj šteje kot e-račun: strukturiran dokument v XML. PDF ni e-račun.
• Poročanje finančni upravi: ni novih obveznosti.

Kaj je e-račun in kaj ni

E-račun je računalniško berljiv dokument v obliki XML. V Sloveniji je osnovni standard e-SLOG, drug standardni format pa lahko uporabite, če se o njem vnaprej dogovorite s poslovnim partnerjem.

Kaj torej ni e-račun:

• PDF, poslan po e-pošti,
• skeniran ali fotografiran papirni račun,
• Wordov ali Excelov dokument.

Razlika je pomembna. PDF je slika za človeka, XML pa podatki za program. Iz e-računa lahko program brez prepisovanja in prepoznavanja prebere dobavitelja, zneske, DDV in rok plačila.

Kako boste e-račune pošiljali in prejemali

Zakon predvideva več varnih poti izmenjave. Pošiljanje po e-pošti ni ena od njih.

Pot	Za koga je primerna
Ponudnik storitev izmenjave e-računov	Za večino podjetij. Pogosto ga že ponuja vaš računovodski program ali banka.
Lasten sistem za neposredno izmenjavo	Za večja podjetja z lastnim ERP, ki se povežejo neposredno s partnerji.
Omrežje PEPPOL	Za podjetja, ki poslujejo tudi s tujino ali že uporabljajo PEPPOL.
Brezplačna aplikacija miniBlagajna	Za manjše zavezance z malo računi.

Kaj to pomeni za delo s prejetimi računi

Tu je dobra novica. Ko bodo računi prihajali kot XML, jih ne bo več treba pretipkavati iz PDF-jev. Podatki bodo že strukturirani, zato jih je mogoče samodejno preveriti in zapisati v vašo tabelo ali računovodski program.

A sam format ne opravi dela namesto vas. Še vedno potrebujete jasen postopek:

1. Prejem: kam prispejo e-računi in kdo jih vidi.
2. Preverjanje: ali je račun že vnesen, ali se zneski ujemajo z naročilom, ali se je dobavitelju spremenil bančni račun.
3. Potrditev: kdo odobri račun za plačilo.
4. Knjiženje in plačilo: prenos v računovodstvo in na seznam plačil.
5. Hramba: kje in kako dolgo shranjujete račune.

Prav ta postopek je kandidat za avtomatizacijo. Če ga uredite zdaj, bo prehod leta 2028 za vas pomenil manj dela, ne več.

Kako se pripraviti: šest korakov

Če želite vedeti, kateri od teh korakov so pri vas še odprti, jih v dveh minutah preveri preverjanje pripravljenosti.

1. Popišite stanje. Koliko računov mesečno prejmete in izdate ter v kakšni obliki prihajajo danes.
2. Vprašajte ponudnika programa. Ali vaš računovodski ali ERP program že podpira e-SLOG in s katerim ponudnikom izmenjave sodeluje.
3. Izberite pot izmenjave. Za večino podjetij je to ponudnik izmenjave, ki ga podpira vaš program.
4. Uredite potrjevanje prejetih računov. Kdo preveri, kdo odobri, kaj se zgodi z izjemami.
5. Obvestite partnerje. Dobavitelje in kupce vprašajte, kdaj in kako bodo prešli na e-račune.
6. Preizkusite pred rokom. Začnite z nekaj dobavitelji že leta 2027, da odpravite težave, preden postane obvezno.

Kje lahko pomagamo

Ne prodajamo programov za izmenjavo e-računov. Pomagamo pri tistem, kar pride potem: da prejeti računi, ne glede na to, ali pridejo kot XML ali še kot PDF, sami pristanejo v vaši tabeli ali računovodskem programu, preverjeni in pripravljeni na potrditev.

Če želite preveriti, kako bi to izgledalo pri vas, rezervirajte brezplačno 45-minutno analizo.