Kako avtomatizirati vnos prejetih računov v Excel ali računovodski program

Če vaša ekipa vsak mesec ročno prepisuje prejete račune iz e-pošte v Excel ali računovodski program, niste izjema. Je pa to eno od opravil, ki ga je danes najlažje avtomatizirati.

V tem vodniku so trije načini, od najpreprostejšega do najbolj zanesljivega, in seznam preverjanj, brez katerih avtomatizacija ni varna.

Koliko vas to stane danes

Hiter izračun: če ima en račun pet podatkov (dobavitelj, številka, datum, znesek, zapadlost) in ga nekdo vnese v treh minutah, je 200 računov na mesec 10 ur dela. Na leto je to več kot 100 ur, brez časa za iskanje napak.

Svoje številke lahko preverite v kalkulatorju ročnega dela.

1. način: Excel in Power Query

Če vaši dobavitelji že pošiljajo e-račune v XML, jih lahko shranjujete v mapo in v Excelu s funkcijo Power Query (Podatki → Pridobi podatke → Iz datoteke → Iz mape) uvozite vse naenkrat.

• Prednosti: brez dodatnih orodij, če že imate Excel.
• Slabosti: ročno shranjevanje prilog, struktura XML je zapletena, nič se ne preverja samo.
• Primerno za: manjši obseg in nekoga, ki se v Excelu dobro znajde.

2. način: pravila v e-pošti in Power Automate

Z orodjem Power Automate (del nekaterih paketov Microsoft 365) lahko nastavite, da se priloge iz določenega predala samodejno shranijo v mapo na OneDrive ali SharePoint. Od tam jih uvozite kot pri prvem načinu.

• Prednosti: priloge se zbirajo same, ni treba odpirati vsakega sporočila.
• Slabosti: branje PDF-jev in preverjanje podatkov zahtevata več nastavljanja ali dodatne licence.
• Primerno za: podjetja, ki že uporabljajo Microsoft 365.

3. način: celoten potek v orodju za avtomatizacijo

Pri večjem obsegu ali več dobaviteljih se splača celoten potek: od prejema e-pošte do vrstice v tabeli. Takšen potek izdelamo v orodjih, kot je n8n:

1. Sistem zazna novo e-pošto z računom.
2. Iz XML prebere podatke neposredno, iz PDF-ja pa s prepoznavanjem besedila ali umetno inteligenco.
3. Podatke preveri (seznam spodaj).
4. Zapiše jih v tabelo ali računovodski program.
5. Kar ni jasno, označi in pošlje v pregled odgovorni osebi.

Več o tem, kako to izgleda v praksi, je na strani obdelava prejetih računov.

Kaj mora sistem preveriti

Avtomatizacija, ki samo prepisuje, je hitra, ne pa tudi varna. Pri vsakem računu preverimo:

• Podvojene račune: ali je račun s to številko od tega dobavitelja že vnesen.
• Seštevke: ali se osnova, DDV in skupni znesek ujemajo.
• Znanega dobavitelja: ali dobavitelja poznate ali gre za nov naslov.
• Spremembo bančnega računa: če dobavitelj nenadoma navede nov IBAN, je to lahko poskus prevare. Tak račun mora vedno pregledati človek.
• Ujemanje z naročilom: če naročila vodite, ali se količine in cene ujemajo.

Kdaj se ne splača

Če prejmete manj kot nekaj deset računov na mesec in so vsi od istih dobaviteljev, je ročni vnos pogosto še vedno najcenejši. Takrat je bolje urediti postopek potrjevanja in počakati na e-račune, ki bodo med podjetji obvezni od leta 2028.

Kje začeti

Začnite z enim predalom in enim ciljnim mestom, na primer z računi, ki prihajajo na računovodja@ in gredo v eno tabelo. Ko to zanesljivo deluje, dodajte naslednje. Prav tako poteka naš pilotni projekt: en proces, fiksna cena in preizkus na vaših resničnih računih.