Prejeti računi v tabeli ali računovodstvu, brez pretipkavanja
Računi iz e-pošte, PDF-jev in e-računov se samodejno preberejo, preverijo in zapišejo v Excel ali vaš računovodski program. Človek pogleda samo tisto, kar ni jasno.
45 minut, brez obveznosti
Prejeti račun iz e-pošte v tabelo
- 1Na skupni e-poštni naslov prispe sporočilo z računom v PDF-ju.
- 2Sistem iz računa prebere dobavitelja, številko računa, datum, znesek in zapadlost.
- 3Podatki se preverijo, na primer, ali je račun že vnesen in ali se zneski seštejejo.
- 4V tabelo se doda nova vrstica. Računi, ki niso jasni, so označeni za pregled.
Danes
Računi prihajajo po e-pošti kot PDF ali eRačun. Nekdo jih odpre, prepiše dobavitelja, številko, zneske in zapadlost ter jih ročno vnese v tabelo ali program.
Po avtomatizaciji
Sistem prepozna nov račun, prebere podatke, jih preveri (na primer, ali račun ni že vnesen) in jih zapiše v vašo tabelo ali program. Človek pogleda samo račune, ki niso jasni.
- Outlook ali Gmail
- PDF in eRačuni
- Excel ali Google Sheets
- računovodski program
Kaj preverimo pri vsakem računu
Avtomatizacija, ki samo prepisuje, je hitra, ne pa tudi varna. Zato gre vsak račun pred vnosom skozi ista preverjanja.
- 1Podvojeni računiAli je račun s to številko od tega dobavitelja že vnesen.
- 2Seštevki in DDVAli se osnova, DDV in skupni znesek ujemajo.
- 3Znan dobaviteljAli dobavitelja poznate ali gre za nov naslov.
- 4Sprememba bančnega računaNov IBAN pri znanem dobavitelju je lahko prevara, zato gre vedno v pregled.
- 5Ujemanje z naročilomČe naročila vodite, ali se količine in cene ujemajo.
Pripravljeni na obvezne e-račune
Od leta 2028 bodo podjetja in s.p. med seboj izmenjevala samo e-račune v XML. Ti so za avtomatizacijo najlažji, ker so podatki že strukturirani. Obdelavo pripravimo tako, da deluje danes s PDF-ji in jutri z e-računi.
Kdaj se avtomatizacija računov splača
Pri manj kot nekaj deset računih na mesec je ročni vnos pogosto še vedno cenejši. To vam iskreno povemo na analizi.
Izračunajte, koliko vas stane ročno deloDober kandidat ste, če
- Prejmete od nekaj deset do nekaj sto računov na mesec
- Računi prihajajo po e-pošti kot PDF ali e-račun
- Nekdo jih danes ročno prepisuje v Excel ali računovodski program
- Želite biti pripravljeni na obvezne e-račune od leta 2028
Več v vodniku Kako avtomatizirati vnos prejetih računov.
Vprašanja o obdelavi računov
Imate vprašanje, ki ga ni na seznamu? Pišite nam na info@efer.si.
Ali deluje tudi s skeniranimi in fotografiranimi računi?
Da. Take račune prebere umetna inteligenca. Kadar je sken slab ali podatki niso jasni, gre račun v pregled človeku, namesto da bi sistem ugibal.
Kaj pa e-računi v XML?
To je najlažji primer, ker so podatki že strukturirani in jih ni treba prepoznavati. Od leta 2028 bodo e-računi med podjetji obvezni, zato je dobro, da je obdelava pripravljena nanje.
S katerimi računovodskimi programi deluje?
S tistimi, ki omogočajo uvoz podatkov ali povezavo prek vmesnika (API). Najpogosteje podatke pripravimo v Excelu ali Google Sheets za računovodstvo ali jih uvozimo neposredno v program. Kaj je mogoče pri vašem programu, preverimo na analizi.
Kaj se zgodi z računom, ki ga sistem ne zna obdelati?
Označi ga za pregled in o tem obvesti odgovorno osebo. Nič se ne zapiše samo od sebe, če ni preverjeno, in noben račun se ne izgubi.
Pri koliko računih se avtomatizacija splača?
Običajno od nekaj deset računov na mesec naprej. Pri manjšem obsegu vam na analizi iskreno povemo, da je ročni vnos še vedno cenejši.
Koliko računov vaša ekipa prepiše na mesec?
V 45 minutah skupaj pregledamo vaše procese in povemo, kaj se splača avtomatizirati in kaj ne.
45 minut, brez obveznosti
- 01 Pregled 2–3 procesov, ki vam vzamejo največ časa
- 02 Iskrena ocena, ali se avtomatizacija splača
- 03 Predlog pilota s fiksno ceno, če je smiseln
Raje pišete? info@efer.si