Kaj lahko avtomatiziramo
Šest opravil, s katerimi najpogosteje začnemo. Če vašega procesa ni na seznamu, ga skupaj preverimo na brezplačni analizi.
01 Obdelava prejetih računov
Računi iz e-pošte in PDF-jev samodejno v Excel ali računovodski program.
Danes
Računi prihajajo po e-pošti kot PDF ali eRačun. Nekdo jih odpre, prepiše dobavitelja, številko, zneske in zapadlost ter jih ročno vnese v tabelo ali program.
Po avtomatizaciji
Sistem prepozna nov račun, prebere podatke, jih preveri (na primer, ali račun ni že vnesen) in jih zapiše v vašo tabelo ali program. Človek pogleda samo račune, ki niso jasni.
Vse o tem: obdelava prejetih računovKako: Umetna inteligenca prebere račune v različnih oblikah, jasna pravila pa poskrbijo za preverjanje in vnos.
- Outlook ali Gmail
- PDF in eRačuni
- Excel ali Google Sheets
- računovodski program
02 Vnos naročil
Naročila iz e-pošte, obrazcev ali spletne trgovine brez prepisovanja v vaš sistem.
Danes
Naročila prihajajo po e-pošti, v prilogah ali iz spletne trgovine. Vsako je treba prepisati v ERP ali tabelo in kupcu ročno potrditi prejem.
Po avtomatizaciji
Naročilo se samodejno prebere in vnese, kupec prejme potrditev, skladišče ali proizvodnja pa obvestilo. Nejasna naročila pristanejo na seznamu za pregled.
Kako: Naročila v prosti obliki prebere umetna inteligenca, strukturirana (spletna trgovina, obrazci) pa prenesemo neposredno prek povezave med programi.
- e-pošta
- spletna trgovina
- ERP
- Excel ali Google Sheets
03 Priprava ponudb
Osnutki ponudb iz vaše predloge in cenika v minutah, ne v urah.
Danes
Za vsako povpraševanje nekdo išče cene v ceniku, kopira prejšnjo ponudbo in ročno popravlja postavke, zneske in podatke kupca.
Po avtomatizaciji
Iz povpraševanja se pripravi osnutek ponudbe po vaši predlogi in z veljavnimi cenami. Prodajalec ga pregleda, po potrebi popravi in pošlje.
Kako: Postavke iz povpraševanja se povežejo z vašim cenikom, dokument pa se ustvari iz predloge, ki jo že uporabljate.
- Word ali Google Docs
- cenik v Excelu
- CRM
- e-pošta
04 Razvrščanje e-pošte
Skupni predal, ki se sam razvrsti, posreduje in pripravi osnutke odgovorov.
Danes
V skupni predal prihajajo naročila, vprašanja, reklamacije in oglasi. Nekdo jih mora prebrati, razvrstiti in posredovati pravi osebi.
Po avtomatizaciji
Vsako sporočilo se samodejno označi in posreduje pravi osebi ali oddelku. Za pogosta vprašanja se pripravi osnutek odgovora, ki ga zaposleni le pregleda in pošlje.
Kako: Umetna inteligenca prepozna vsebino sporočila, pravila določijo, kam gre. Brez vaše odobritve se nobeno sporočilo ne pošlje samo.
- Outlook in Microsoft 365
- Gmail in Google Workspace
- sistem za podporo strankam
05 Redna poročila
Tedenska in mesečna poročila, ki se zberejo in pošljejo sama.
Danes
Vsak ponedeljek nekdo izvozi podatke iz več programov, jih kopira v Excel, uredi tabele in grafe ter poročilo pošlje vodstvu.
Po avtomatizaciji
Podatki se ob dogovorjenem času samodejno zberejo, poročilo se pripravi v obliki, ki ste je vajeni, in pristane v vašem predalu.
Kako: Večinoma zadostujejo jasna pravila in povezave med programi. Umetno inteligenco dodamo le, če želite kratek povzetek v besedilu.
- Excel ali Google Sheets
- ERP
- računovodski program
- spletna trgovina
06 Prenos podatkov med orodji
Konec kopiranja istih podatkov iz enega programa v drugega.
Danes
Isti podatki o strankah, naročilih ali artiklih živijo v več programih. Ko se nekaj spremeni, jih nekdo ročno prepiše povsod, kjer so potrebni.
Po avtomatizaciji
Programi si podatke izmenjujejo samodejno. Nova stranka v CRM se pojavi v računovodstvu, sprememba cene se prenese v spletno trgovino.
Kako: Programe povežemo prek njihovih vmesnikov (API) ali izvozov. Umetna inteligenca tu običajno ni potrebna.
- CRM
- ERP
- spletna trgovina
- Excel ali Google Sheets
Tudi IT pomoč
Avtomatizacije tečejo na vaših računalnikih, strežnikih in v oblaku, zato skrbimo tudi zanje. Mesečno lahko namesto podpore avtomatizacijam izberete IT pomoč: en kontakt, ki pozna vaše sisteme.
Več o IT podpori- Uporabniki in računalnikiWindows in macOS, novi sodelavci, gesla, tiskalniki in programi.
- Microsoft 365 ali Google WorkspaceE-pošta, uporabniki, skupne mape, dovoljenja in licence.
- Mreža in Wi-FiUsmerjevalniki, stikala, dostop za goste in oddaljen dostop.
- Strežniki in oblakStrežniki z Windows ali Linux, NAS in oblačne storitve.
- Varnostne kopije in varnostKopije, ki jih tudi preverimo, posodobitve in dvostopenjska prijava.
Vašega procesa ni na seznamu?
Dober kandidat za avtomatizacijo je vsako opravilo, ki se ponavlja vsak dan ali teden, poteka po jasnih pravilih in pri katerem ljudje podatke prepisujejo iz enega mesta v drugo. Če ste ob branju pomislili na kaj takega, nam povejte.
Katero opravilo bi radi predali?
V 45 minutah skupaj pregledamo vaše procese in povemo, kaj se splača avtomatizirati in kaj ne.
45 minut, brez obveznosti
- 01 Pregled 2–3 procesov, ki vam vzamejo največ časa
- 02 Iskrena ocena, ali se avtomatizacija splača
- 03 Predlog pilota s fiksno ceno, če je smiseln
Raje pišete? info@efer.si