Varnostne kopije v malem podjetju: pravilo 3-2-1 in kako ga preverimo

Večina malih podjetij ima neke varnostne kopije. Precej manj jih ve, ali bi iz njih res lahko obnovili podatke. To ugotovijo šele, ko odpove disk, ko nekdo po pomoti izbriše mapo ali ko izsiljevalski virus zaklene strežnik.

Pravilo 3-2-1

Preprosto pravilo, ki ga uporabljajo tudi veliki:

• 3 kopije podatkov: izvirnik in dve varnostni kopiji.
• 2 različna medija: na primer NAS v pisarni in oblak.
• 1 kopija izven pisarne: če pisarno doleti požar, poplava ali vlom, podatki ostanejo.

Danes mu pogosto dodamo še dve števki, 3-2-1-1-0:

• 1 kopija, ki je ni mogoče spremeniti ali izbrisati (nespremenljiva ali odklopljena), da je izsiljevalski virus ne more zakleniti.
• 0 napak pri preizkusu obnove: kopija, ki je niste preizkusili, ni kopija.

Kaj vse je treba kopirati

• Datoteke na strežniku, NAS ali v skupnih mapah.
• E-pošto in dokumente v Microsoft 365 ali Google Workspace. Ponudnik skrbi, da storitev deluje, za vaše podatke pa ste odgovorni sami. Koš in zgodovina različic sta časovno omejena.
• Računovodski in poslovni program z bazo podatkov.
• Nastavitve: usmerjevalnik, strežnik, seznam uporabnikov in gesel (v upravitelju gesel).
• Prenosnike, če ljudje dokumente hranijo lokalno.

Kopija ni kopija, dokler je ne obnovite

Najpogostejša napaka ni manjkajoča kopija, ampak kopija, ki ne deluje: kopiranje se je pred meseci ustavilo in nihče ni dobil opozorila, ali pa obnova traja tri dni namesto treh ur.

Zato pri vsakem sistemu preverimo:

1. ali se kopija naredi vsak dan in ali kdo dobi opozorilo, ko se ne,
2. ali obnova posamezne datoteke deluje (vsako četrtletje),
3. koliko časa traja obnova celotnega sistema (vsaj enkrat na leto),
4. ali so kopije šifrirane in kdo ima dostop do njih.

Preprost načrt za malo podjetje

Kaj	Kam	Kako pogosto
Datoteke s strežnika ali NAS	Druga naprava v pisarni + oblak v EU	Vsak dan
Microsoft 365 ali Google Workspace	Ločena storitev za varnostno kopiranje	Vsak dan
Računovodski program	Izvoz baze + oblak	Vsak dan
Nastavitve in gesla	Upravitelj gesel + dokumentacija	Ob vsaki spremembi
Preizkus obnove	Naključne datoteke	Vsako četrtletje

Načrt naj bo zapisan na eni strani: kaj se kopira, kam, kdo je odgovoren in kako se obnovi. Ko pride do težave, ni časa za iskanje.

Kje lahko pomagamo

Pri mesečni IT pomoči varnostne kopije nastavimo, jih spremljamo in obnovo redno preizkušamo. Vsak mesec vam lahko pokažemo, da je zadnja kopija uspela in da obnova deluje.